Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Veri sorumlusu: ÇET YAPI TURİZM ANONİM ŞİRKETİ
İnternet sitesi: insaya.com
Bu politika, insaya.com internet sitesi ve site üzerinden yürütülen çevrimiçi başvuru ve iletişim süreçlerinde kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin genel açıklamaları içerir. Şirketin internet sitesi dışındaki faaliyetleri bu politikanın kapsamı dışındadır. Verilerin fiilen işlendiği sistemler ve hizmet sağlayıcılar zaman içinde değişebileceğinden, açıklamalar güncel uygulamayla birlikte değerlendirilmelidir.
Amaç ve kapsam
Bu politika, internet sitesi aracılığıyla elde edilen kişisel verilerin hangi ihtiyaçlar ve ölçütler doğrultusunda saklandığını ve saklama amacı sona erdiğinde silme, yok etme veya anonimleştirme işlemlerinin genel esaslarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Politika; proje ön talep formunda alınan bilgileri, çerez tercihlerini ve başvuru kaynağı bilgilerini, analitik ve harita hizmetleriyle ilişkili verileri, barındırma erişim kayıtlarını ve bu verilerin e-posta, yedekleme veya hizmet sağlayıcı sistemlerinde bulunabilecek kopyalarını kapsar. Bu açıklama, her hizmetin hâlihazırda kullanıldığı veya verilerin fiilen ilgili sağlayıcıya aktarıldığı anlamına gelmez.
Hukuki çerçeve ve temel ilkeler
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca kişisel veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Saklama süresi, verinin türüne ve kullanım amacına göre değişebilir; ilgili amaç veya hukuki saklama gereği sona erdiğinde veriler bu politikada açıklanan yöntemlerle imha edilir.
Şirket, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel veriler, yurt dışına aktarılması hâlinde ilgili mevzuatın öngördüğü koşullar ve güvenceler çerçevesinde aktarılır. Kullanılan hizmet sağlayıcılar ve veri işleme/aktarım bilgileri değiştikçe açıklamalar güncellenir.
- Veri, belirli ve meşru işleme amacı için gerekli olan kapsamı aşmayacak şekilde saklanır.
- Aynı verinin gereksiz kopyaları ve amaca artık hizmet etmeyen kayıtları belirlenerek kontrol edilir.
- Saklama süresi, veri grubu ve kullanım amacı bazında belirlenir; sürenin hangi olayla başlayacağı ve sona ereceği açıkça tanımlanır.
- Saklama gereği sona eren veri, sistemin teknik özelliklerine ve uygulanabilir mevzuata uygun biçimde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.
- Yedekler, e-posta kopyaları, hizmet sağlayıcı sistemleri ve erişim kayıtları da imha değerlendirmesine dâhil edilir.
- Saklama süresi veya imha işlemi, başvuruya, hukuki yükümlülüğe ya da devam eden bir uyuşmazlığa ilişkin gerekçeyle uzatılacaksa gerekçe, kapsam ve bitiş ölçütü kayıt altına alınır; süreklilik arz eden ve gerekçesiz saklamadan kaçınılır.
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, URL, zaman bilgisi, başvuru kaynak tanımlayıcıları ve form içeriği, kişiyle ilişkilendirilebilir olduğu ölçüde kişisel veri niteliği taşıyabilir.
Saklama süresi: Kişisel verinin ilgili amaç veya uygulanabilir hukuki gereklilik nedeniyle tutulabileceği, Şirketçe belirlenmiş dönem veya ölçüttür.
Silme: Kişisel verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir.
Yok etme: Kişisel verinin hiç kimse tarafından erişilemeyecek, geri getirilemeyecek ve tekrar kullanılamayacak biçimde ortadan kaldırılmasıdır.
Anonimleştirme: Kişisel verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Bir verinin yalnızca doğrudan tanımlayıcılarından arındırılması, tek başına anonimleştirildiğini göstermez.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesidir.
Kişisel veriler, ilgili kullanım amacı devam ettiği veya mevzuat gereği saklanması gerektiği ölçüde tutulur. Saklama süresi; verinin türü, başvurunun sonuçlanma durumu, uygulanabilir hukuki yükümlülükler ve hakların tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli süre dikkate alınarak belirlenir. Bu nedenle saklama süresi veri grubuna ve koşullara göre değişebilir; amaç veya hukuki saklama gereği sona erdiğinde veri silinir, yok edilir ya da uygun hâllerde anonimleştirilir.
Saklama ve imha uygulamaları; işleme amaçları, kullanılan sistemler, hizmet sağlayıcılar veya ilgili mevzuat değiştiğinde güncellenir. Veriler, kullanım amacı ve saklama gereği sona erdiğinde imha sürecine alınır.
Saklama ve imha tablosu
Aşağıda, internet sitesi süreçlerinde yer alan başlıca veri grupları, kullanım amaçları ve saklama/imha ölçütleri açıklanmıştır. Hizmet sağlayıcıların veya teknik yapılandırmanın değişmesi hâlinde bu açıklamalar güncellenir.
| Veri grubu ve kullanım amacı | Saklama ve imha ölçütü |
|---|---|
| Ön talep formu verileri (ad-soyad, telefon, e-posta, ilgilenilen proje ve daire tipi, satın alma amacı, iletişim tercihi, not ve formda sağlanan diğer bilgiler), talebi almak, proje hakkında bilgi vermek ve satış sürecinde iletişim kurmak amacıyla kullanılır. | Veriler, talebin sonuçlandırılması ve varsa ilgili hukuki yükümlülüklerin veya hakların korunması için gerekli süre boyunca saklanır; bu gereklilik sona erdiğinde aktif sistemlerdeki ve e-posta kopyalarındaki veriler silinir, yok edilir veya uygun hâllerde anonimleştirilir. E-posta, CRM ve yedeklerdeki kopyalar da imha değerlendirmesine dâhildir. |
| Başvuru kaynağı ve oturum bilgileri (ilk giriş ve form gönderim sayfaları, yönlendiren site, kampanya etiketleri, varsa reklam tıklama tanımlayıcıları, tarih-saat ve site dili), başvurunun hangi kanaldan geldiğini anlamak amacıyla kullanılabilir. | Tarayıcı oturumunda tutulan bilgiler oturum sona erdiğinde kaldırılır; başvuruya eklenen bilgiler ise başvuru verileri için geçerli saklama ölçütlerine göre saklanır ve gereklilik sona erdiğinde silinir, yok edilir veya uygun hâllerde anonimleştirilir. |
| Çerez tercih kaydı (“Kabul Et” veya “Reddet”), tercihlerin hatırlanması amacıyla tarayıcıda tutulabilir. | Tercihin tarayıcıda tutulma süresi, kullanılan ayarlara bağlıdır; tercih değiştirildiğinde veya tarayıcı depolaması temizlendiğinde kayıt güncellenir ya da silinir. |
| Google Analytics 4 kullanılması hâlinde sayfa görüntüleme, cihaz ve tarayıcı türü, yaklaşık konum (şehir), yönlendirme kaynağı, buton tıklamaları, form adımları ve gönderim bilgileri; ön talep formunda seçilen proje ve daire tipi işlenebilir. Envanterde ad, telefon ve e-posta bilgilerinin Analytics’e gönderilmediği belirtilmiştir. | Analytics’in saklama ayarlarına tabi veriler, analiz amacı ve ilgili hukuki gereklilikler için gerekli süre boyunca tutulur; tercih ve tanımlayıcılar ilgili araç ve ayarlar üzerinden silinir veya uygun hâllerde anonimleştirilir. Bu veriler anonim kabul edilmez. |
| Google Haritalar kullanıldığında, haritayla etkileşim kurulmasının ardından IP adresi ve tarayıcı bilgisi Google’a iletilebilir. | Harita hizmeti ve bu veriler, harita işlevinin sunulması için gerekli olduğu ölçüde işlenir; saklama ve silme işlemleri ilgili hizmet sağlayıcının ayarları ve uygulanabilir mevzuat çerçevesinde yürütülür. Harita hizmetinin yüklenme biçimi, ziyaretçinin tercih ve etkileşimleriyle ilgili açıklamalarla birlikte değerlendirilir. |
| İnternet sitesinin barındırılması sırasında IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişilen sayfa veya adres (URL) ve erişim zamanı gibi teknik kayıtlar tutulabilir. | Bu kayıtlar sitenin işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması için gerekli olduğu ölçüde saklanır; bu amaç ve varsa mevzuattan doğan saklama gereği sona erdiğinde silinir veya yok edilir. Teknik kayıtların saklama süresi, ilgili hizmet ve geçerli gerekliliklere göre değişebilir. |
| Form başvuruları, başvurunun ilgili birime iletilmesi amacıyla e-posta sistemlerinde saklanabilir. | E-posta ve eklerindeki kopyalar, başvuru süreci ile varsa hukuki saklama gereği için gerekli süre boyunca tutulur; gereklilik sona erdiğinde silinir veya yok edilir. E-posta sağlayıcısındaki ve yedeklerdeki kopyalar da imha sürecinde dikkate alınır. |
| Başvuru takip sistemi veya benzeri bir sistem kullanılması hâlinde, başvuru bilgileri başvurunun takibi ve sonuçlandırılması için gerekli süre boyunca saklanır. | Amaç veya hukuki saklama gereği sona erdiğinde sistemdeki ve dışa aktarılmış kopyalar silinir, yok edilir veya uygun hâllerde anonimleştirilir. |
| Yedeklerde bulunan form, e-posta ve sistem kayıtlarının kopyaları | Yedekleme sisteminin çalışma döngüsüne göre silinir veya erişilemez hâle gelir. Yedeklerden tekil kayıtların hemen silinmesi mümkün değilse, yedeklere rutin erişim ve kullanım sınırlandırılır; yedek geri yüklendiğinde daha önce alınmış imha kararları yeniden uygulanır. Yedeklerin saklama ve silinme zamanı kullanılan sisteme göre değişebilir. |
| İmha işlemlerine ilişkin sınırlı kayıtlar, işlemin izlenebilirliği için tutulabilir. Bu kayıtlarda imha tarihi, ilgili veri grubu ve sistem ile uygulanan yöntem gibi bilgiler yer alabilir; kişisel verilerin içeriği gereksiz yere tekrar kaydedilmez. | Bu kayıtlar, izlenebilirlik veya hukuki gereklilik için ihtiyaç duyulan süreyle sınırlı olarak saklanır ve gereklilik sona erdiğinde imha edilir. |
İmha işlemlerinin yürütülmesi
Saklama ölçütü sona erdiğinde veya verinin artık saklanmaması gerektiği belirlendiğinde, sorumlu rol ilgili veri kaydının bulunduğu sistemleri ve kopyaları belirler. İmha işlemi, kayıtla bağlantılı kopyaları da kapsayacak biçimde planlanır:
- Web formu ve varsa CRM kayıtları, aktif veri tabanları ve dışa aktarımlar incelenir.
- Form başvurularının e-posta kopyaları; gelen, gönderilen, taslak, arşiv, silinmiş öğeler ve ekler dâhil değerlendirilir.
- Analitik ve harita sağlayıcılarında Şirketin kontrol edebildiği veriler, hesap ayarları ve sağlayıcı araçları üzerinden incelenir; sağlayıcıdan silme kapsamı ve alt kopyalar hakkında teyit alınır.
- Barındırma erişim kayıtları ve diğer log kopyaları, ilgili ölçüt ve saklama ayarları doğrultusunda ele alınır.
- Yedeklerdeki kopyalar, yedekleme döngüsü ve teknik imkânlar doğrulandıktan sonra silinir veya olağan rotasyon sonrasında erişilemez hâle getirilir. Yedeklerin geri yüklenmesi hâlinde önceki imha kararlarının yeniden uygulanması sağlanır.
- İmha yöntemi, veri ve sistemin niteliğine uygun seçilir. Bir işlem “silindi” olarak kayda geçirilecekse, ilgili kullanıcıların veriye erişiminin ve veriyi kullanmasının engellendiği doğrulanır. Anonimleştirme seçilmişse, kişinin başka verilerle eşleştirilerek belirlenemeyeceği kontrol edilir.
İmha işlemi teknik olarak doğrudan gerçekleştirilemiyorsa, neden, etkilenen sistem/kopyalar, erişim kısıtları, izlenecek alternatif yöntem ve tamamlanma ölçütü kayıt altına alınır. Bu kayıt, verinin sınırsız biçimde tutulmasına gerekçe oluşturmaz; teknik imkânlar ve sağlayıcı koşulları yeniden değerlendirilir.
Şirket, saklama ve imha uygulamalarını verilerin kullanım amacı, ilgili hukuki gereklilikler ve kullanılan sistemlerin güncel durumu çerçevesinde gözden geçirir. Saklama amacı veya hukuki gereklilik sona erdiğinde veriler imha sürecine alınır.
İmha kayıtları da yalnızca izlenebilirlik veya hukuki gereklilik için ihtiyaç duyulan süre boyunca saklanır; bu gereklilik sona erdiğinde silinir, yok edilir veya uygun hâllerde anonimleştirilir.
İlgili kişi başvuruları
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin taleplerinizi, insaya.com internet sitesinde yer alan güncel başvuru kanallarını kullanarak Şirkete iletebilirsiniz.
Başvurularınız, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde değerlendirilir ve sonucu mevzuatta öngörülen usul ve süreler içinde tarafınıza bildirilir.
Silme veya yok etme talebinizin kabul edilmesi hâlinde, işlem ilgili verinin bulunduğu sistemler ile erişilebilir kopyalar bakımından uygulanır. Yedek ve hizmet sağlayıcı sistemlerindeki kopyalar, teknik imkânlar ve uygulanabilir mevzuat çerçevesinde ele alınır.
Veri ihlali ve politika ihlallerinin yönetimi
Kişisel verilerin kaybolması, yetkisiz erişime uğraması, yanlış kişiye gönderilmesi, amaç dışı kullanılması veya saklama/imha sürecinin gerektiği şekilde işletilmemesi şüphesi ortaya çıkarsa, durumu fark eden çalışan veya tedarikçi gecikmeksizin Şirket’e bildirir.
Kişisel veri güvenliğini etkileyen bir olay meydana gelmesi hâlinde Şirket, olayın kapsamını ve etkilerini değerlendirir, gerekli önlemleri alır ve yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği bildirimleri yapar.
Bu politika, insaya.com internet sitesi üzerinden yürütülen kişisel veri işleme süreçleri için geçerlidir.
Politikanın güncel sürümü insaya.com internet sitesinde yayımlanır.
ÇET YAPI TURİZM ANONİM ŞİRKETİ